Fixxed en de TU/e: een gouden combinatie in hartje Eindhoven
28 juni 2023
In het centrum van Eindhoven ligt het slimste stuk grond van Brabant, misschien wel van Nederland. We hebben het natuurlijk over de campus van de Technische Universiteit Eindhoven, ofwel de TU/e. Het campusterrein telt 55 hectare waarop 6.750 medewerkers en 13.500 studenten hun werk doen. En sinds kort ook een klein groepje bevlogen medewerkers van ons onderhoudslabel Fixxed. De komende jaren verricht Fixxed namelijk alle onderhouds-, reparatie- en kleinere verbouwklussen op de campus.
Laten we beginnen met de feiten. Samen met zestien andere partijen deed Fixxed mee aan een zogeheten tender, ofwel een aanbestedingstraject. Fixxed kwam als beste uit de bus. Het gevolg: sinds 1 april 2022 heeft Fixxed een samenwerkingsovereenkomst voor een duur van vijf jaar met de Technische Universiteit Eindhoven.
Bouwkundig onderhoud
Deze samenwerking omvat een dienstverlening, uit te voeren door Fixxed, bestaande uit drie hoofdlijnen. Allereerst het bouwkundig onderhouden van de TU/e-gebouwen, met totaal 320.000 m2 bedrijfsvloeroppervlak. Dat bestaat uit storingsonderhoud (reken maar op 1.100 meldingen per jaar), preventief onderhoud (inclusief opstellen van jaarplanningen, maar ook adviseren) en inspecteren rondom NEN-normen, zoals NEN 2767. In normaal Nederlands: NEN 2767 is een inspectiemethodiek en zegt iets over de conditie van de gebouwen en objecten (zoals loopbruggen). Elk object wordt vertegenwoordigd door een waarde: 1 is nieuwstaat, bij 6 wordt het tijd voor de sloopkogel.
Kleine klussen
Natuurlijk laten niet alle werkzaamheden zich voorspellen. Volgens de overeenkomst moeten we, op basis van vooraf overeengekomen tarieven, ook aanvullende werkzaamheden uitvoeren: zogeheten kleine klussen – zoals reparaties. Dat gaat om ongeveer duizend relatief kleine werken per jaar.
Projecten
Ook voor de projecten geven we thuis. ‘Projecten’ is in dit geval de verzamelnaam voor functionele aanpassingen en groter vervangend onderhoud. Projecten zijn de meer serieuze klussen. Dit zijn vaak bouwprojecten op zichzelf, op het TU-terrein.
Tender gewonnen
Een week daarvoor kreeg BanBouw mooi nieuws. Toen werd bekend dat BanBouw de tender van de TU/e voor onderhoud had gewonnen. Concreet betekent dat dat ons onderhoudslabel Fixxed de komende vijf jaar – met een optie op daarna nóg eens vijf jaar als iedereen tevreden is – alle onderhouds-, reparatie- en verbouwklussen op het TU/e-terrein uitvoert. Regulier onderhoud, maar ook het herstel van schade en vandalisme. Martijn: “Ik kreeg de taak om ons werk op de TU/e te coördineren. Vanaf 1 april moest alles live en operationeel zijn, een maand na mijn start dus. En daarvoor moest er nog héél veel gebeuren. Nee, even rustig het bedrijf leren kennen was er niet bij.”
Veel regelen
Van het ene op het andere moment had Fixxed een vaste stek op de campus. Dat is niet van het ene op het andere moment geregeld. Klantbeheerder Anja de Leeuw vertelt wat er allemaal georganiseerd moest worden. “Om te beginnen de fysieke inrichting van ons kantoor in gebouw Traverse. Natuurlijk een goede internetaansluiting. Maar ook huishoudelijke voorzieningen. Een koffiemachine, kantoorbenodigdheden en andere zaken. In Nuenen wordt dat allemaal geregeld, maar hier hebben we geen Marieke of José”, verwijst ze naar de BanBouw-receptionistes.
Ook nu de samenwerking op stoom is gekomen, hoeft Anja zich trouwens niet te vervelen. Zo is zij onder meer verantwoordelijk voor het tijdig en correct factureren. Ze bewaakt ook de dagelijkse operationele gang van zaken en biedt ondersteuning wanneer dat nodig is. Daarmee zijn haar dagen prima gevuld.
Selectie smeden
Snel na de tenderwinst werd er een sterk Fixxed-onderhoudsteam gesmeed dat tot het einde van het onderhoudscontract uitsluitend voor de TU/e werkt. Martijn: “Daar moet je goed over nadenken. Werk je voor de TU/e, dan heb je een relatief beperkt werkgebied. Het is een soort dorp. Een monteur moet daarvoor openstaan en het leuk vinden om steeds met dezelfde opdrachtgevers samen te werken. Het is een heel andere manier van werken dan bijvoorbeeld het uitvoeren van reparaties voor bewoners van Wooninc., inclusief kopje koffie en praatje.”
Selectie
De selectie was redelijk snel gevormd. Naast Martijn en Anja zitten werkvoorbereider Roy van Vroenhoven en uitvoerder en tevens monteur Rick de Werdt op het project. Samen met monteurs Juul Cauberg, Bart de Kort en Max Hendrikx zijn zij dagelijks het verlengstuk van de campus. Eveneens onmisbaar is Esther Horbeek van het klantcontactcentrum. De meeste aanvragen voor een reparatie of verbouwing komen bij haar binnen.
Ook voor Esther was het in het begin even wennen. “De eerste twee weken zouden rustig zijn, werd ons gezegd. Die vlieger ging niet op. Begin april regende het keihard. Niet alleen buiten, maar ook binnen; er waren veel lekkages en aan ons de taak om die te verhelpen. We zaten er meteen goed in.”
Mooie discussies
Esther dacht vooraf dat ze aan twee uurtjes per dag genoeg had om alle aanvragen van de TU/e goed te kunnen aannemen en opvolgen. Dat bleek niet helemaal realistisch. “Het is iets meer geworden; ik ben acht uur per dag voor de TU/e in de weer, vier dagen per week. Ik niet alleen; mijn KCC-collega Loes van Melis ondersteunt me daarbij.” Over haar voornaamste werkzaamheden: “Ik maak bonnen aan en heb veel contact met de TU/e. Bijvoorbeeld over of iets molest is of niet. Dat zijn altijd mooie discussies. Ik vind het altijd leuk om bij twijfelgevallen na te gaan hoe iets gebeurd is. Maar de samenwerking gaat supergoed. Ik heb mijn vaste contactpersonen en de TU/e heeft ook altijd met dezelfde mensen te maken. Voor iedereen is dat fijn.”
Martijn vertelt hoe zo’n samenwerking er in de praktijk uitziet. “Is er schade of een storing aan een object, dan meldt de TU/e dat bij ons. Wij gaan na of het onder het contract valt. Is dat zo, dan maken we een bon aan in BouwWorks en plannen we de reparatie in. Maar we komen dus niet alleen bij reparatieverzoeken in actie; we doen ook planmatig bouwkundig onderhoud en projecten. Dat is heel divers. Het varieert van het ophangen van een whiteboard tot het verbouwen van een ruimte. Zulke grotere karweien zijn het domein van Roy. De kleinere klussen gaan rechtstreeks naar onze monteurs.”
Samenwerken met onderaannemers
Roy is werkvoorbereider en calculator Roy van Vroenhoven. “Alles waarvoor een offerte nodig is, doe ik. Soms is dat een opdracht voor een paar duizend euro die rechtstreeks door een faculteit of dienst wordt ingeschoten. Maar ook de grotere klussen die via een aanbestedingstraject lopen komen bij mij terecht. Daken beveiligen, of schilderklussen van tientallen duizenden euro’s. Daarvoor werken we veel samen met onderaannemers. We hebben hier sowieso maar een paar eigen monteurs rondlopen en die houden we graag vrij voor bonnen en andere ad hoc-klussen. Fixxed regisseert dus. Tenzij bijvoorbeeld het installatietechnische gedeelte groter is dan het bouwkundige deel; dan is de installateur in de lead en fungeren wij als zijn onderaannemer. Werkt prima!”
Mooie afwisseling
Rick de Werdt is ook onderdeel van de club. Hij noemt zichzelf meewerkend uitvoerder. Timmeren is van huis uit zijn specialiteit, maar net als Fixxed heeft ook hij zich snel ontwikkeld. “Mijn ambitie ging steeds meer richting de uitvoering. Wat ik nu doe, is een mooie afwisseling. Soms ondersteun ik Roy op kantoor, maar een andere keer ben ik ergens op de campus met mijn handen bezig. Meestal wel de wat grotere werken.”
Tot afgelopen voorjaar reed Rick in zijn rode Fixxed-bus de hele regio door. Nu is zijn territorium afgebakend door de grenzen van de TU/e-campus. “Ik kom nu bijna nergens meer. Dat was in het begin even wennen, maar intussen heb ik mijn plek goed gevonden en vind ik het eigenlijk wel mooi. Mijn werkgebied is een stuk kleiner dan eerst, maar mijn werk is nog steeds gevarieerd en onvoorspelbaar genoeg. Een combinatie tussen zelf meewerken, projecten begeleiden en zorgen dat de communicatie tussen TU/e, ons en eventuele onderaannemers goed verloopt. Daar krijg ik mijn dagen goed mee gevuld.”
Opgebloeid
De jonge onderhoudsmonteur Max Hendrikx werkte vroeger in het magazijn en eerlijk is eerlijk: dat was niet per se de plek waar hij een gelukkiger mens werd. “Elke dag was een beetje hetzelfde. Ik miste uitdaging en ging niet meer met plezier naar mijn werk.”
Gelukkig kwam het allemaal goed: de TU/e-opdracht kwam op het pad. Max zit zichtbaar lekker in zijn vel en glundert als hij over zijn werk praat. “Ik werk veel samen met Juul en Bart. Van hen heb ik nu al zó veel geleerd; ik zie ze als mentoren! Ik krijg hier ook echt de kans om dingen te leren. Ze leggen alles geduldig uit en laten mij ook zelfstandig werken. En ik heb de tijd; ik mag gerust een uur langer doen over een klus. Als het maar goed is. Deuren herstellen, lekkages verhelpen en nog véél meer, steeds een beetje complexer. Lekker allround. Ik was me toen ik niet op mijn plek zat aan het oriënteren op een plek buiten de bouw, maar ik voel me weer gelukkig en zie de toekomst in het onderhoud weer helemaal zitten.”
Bart: relaxed als een surfer
Ook onderhoudsmonteur Bart de Kort ziet het helemaal zitten, maar dat zag hij altijd al. Ook in zijn nog vrij nieuwe werkomgeving oogt hij relaxed als een surfer op sabbatical. Bart werkt sinds 2019 binnen BanBouw. In zijn eerste jaren in Nuenense dienst was hij als servicemonteur vooral voor Wooninc. actief: bonnen rijden en storingen oplossen.
Dat hij nu wat minder kilometers in zijn bus aflegt, deert hem niet. “Ik doe hier echt van alles. In het begin vooral loodgieters- en elektrawerk. Nu ben ik meer bezig met bouwkundige klussen. Ja, ook dingen die ik voor Wooninc. niet altijd tegenkwam. Laatst nog moest ik een zweefvliegtuig ophangen in gebouw MetaForum. En verder: kasten plaatsen, elektrische sloten monteren, kapstokken en whiteboards ophangen en nog veel, véél meer.”
Leren van Juul
Het is duidelijk dat Bart zijn plekje gevonden heeft op de campus. “De mensen die hier studeren en werken zijn heel sociaal. En onze contactpersonen, zoals de mensen van de facilitaire dienst, bieden ons vaak een tweede kopje koffie aan. Ook zij vinden het belangrijk om de band warm te houden. De TU/e waardeert ons echt, dat is wel duidelijk. De sfeer is perfect en de TU/e en wij vullen elkaar aan. En ik leer nog steeds, bijvoorbeeld van Juul. Hij is van huis uit dakdekker. Bij elke lekkage ga ik met hem mee om te leren.” Dus niet alleen de TU/e studenten leren op de campus.
De TU/e en Fixxed werken nu ruim een half jaar samen. Aan Fixxed-zijde is iedereen vol lof over het project, maar het is natuurlijk ook fijn als de klant tevreden is. Hoe bevalt het de TU/e? Rob de Groot, technisch beheerder van de uni, is de aangewezen persoon om die vraag te beantwoorden. Namens TU/e is hij degene die het nauwst met Fixxed samenwerkt.
TU/e: zéér positief
Rob windt er geen doekjes om: “Ik ben zéér positief over de samenwerking met Fixxed. Al vanaf het eerste moment. Het was in het begin allemaal best kort dag; er zat maar een maandje tussen de gunning en het moment waarop ze startten. Niettemin is Fixxed heel voortvarend van start gegaan. Vanaf dag één hebben ze storingen en kleine klussen uitstekend opgepakt.”
Rob vertelt dat de TU/e op zoek was naar een niet te grote aannemer met korte lijnen. “Dus dat we rechtstreeks afspraken konden maken met mensen. Maar we wilden ook samenwerken met een partner die veel met duurzaamheid bezig is en waarde hecht aan een hoog first time fixed-percentage. Uiteindelijk schreven zeventien partijen zich in. Dat aantal hebben we teruggebracht tot vijf en we kozen dus voor Fixxed. Bij Fixxed hadden we het beste gevoel.”
Spijt van die keuze heeft Rob nog geen moment gehad. “De mensen van Fixxed pakken dingen goed op. De monteurs adviseren me goed en proactief. Vraag ik ze bijvoorbeeld om een plank te vervangen en ze zien dat er méér planken vervangen moeten worden, dan stellen ze dat voor. Maar hun manier van werken en communiceren is ook gewoon prettig. Ze zijn vriendelijk tegen alle gebruikers van de campus, melden zich netjes aan en af en komen hun afspraken na. Ik kan niet anders dan zeggen dat ik heel positief ben. Fixxed is in korte tijd uitgegroeid tot een belangrijke partner van de TU/e en ik hoop dat we op deze manier verdergaan!”
Gigantische organisatie
Als het aan de TU/e-crew van Fixxed ligt, zal dat wel gebeuren. Martijn: “Ik ben echt heel blij met de manier waarop alles gaat. Van tevoren dacht ik: wow, we gaan nu wel voor een gigantische organisatie werken. Dat is ook zo, maar de sfeer is heel informeel. Onze contactpersonen van de TU/e, waaronder Rob de Groot, stellen zich heel laagdrempelig en benaderbaar op. Ze benutten onze kracht goed. Tegelijkertijd houden ze ons scherp en hebben ze stevige verwachtingen, maar dat mag ook. Doen we iets goed, dan horen we het. Doen we iets niet goed, dan horen we het ook. Die open communicatie maakt het veel makkelijker.”
Martijn sluit af met een uitspraak die vaak – onterecht – aan Pippi Langkous wordt toegeschreven: ik heb het nog nooit gedaan, dus ik denk dat ik het wel kan. “Dat beschrijft mijn gevoel voordat we hier op de TU/e begonnen. Alles was nieuw, voor mij dubbel nieuw omdat ik nieuw was binnen BanBouw en zelfs binnen de bouw. Maar nu we ruim een half jaar verder zijn, durf ik rustig te concluderen dat we uitstekend in de wedstrijd zitten. En we zijn hier nog lang niet klaar met mooie dingen doen.”
